Case Study: Quản lý vận hành hệ thống kênh Youtube với Google Sheets và Appsheet

Giải pháp từ Gsheet.vn đã giúp một nhà sáng tạo nội dung (sở hữu hơn 10 kênh Youtube) tối ưu hóa hệ thống quản lý vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc của toàn đội ngũ khi mở rộng quy mô nhân sự.

I. XU HƯỚNG VÀ TRIỂN VỌNG CỦA NGÀNH SÁNG TẠO NỘI DUNG TRÊN YOUTUBE

Ngành sáng tạo nội dung trên YouTube đang phát triển mạnh mẽ với tốc độ chóng mặt. Với hơn 2 tỷ người dùng đăng nhập hàng tháng và hơn 1 tỷ giờ video được xem mỗi ngày, YouTube không chỉ là một nền tảng giải trí mà còn là một cơ hội kinh doanh to lớn. Nhiều nhà sáng tạo nội dung đã biến đam mê thành nghề nghiệp, thu hút hàng triệu người xem và tạo ra nguồn thu nhập đáng kể từ quảng cáo, tài trợ và dịch vụ trả phí. Tuy nhiên, để quản lý và tối ưu hóa hiệu quả công việc trên nhiều kênh YouTube khác nhau đòi hỏi một hệ thống quản lý chặt chẽ và linh hoạt.

II. BỐI CẢNH

Khách hàng của Gsheet.vn là một nhà sáng tạo nội dung đang quản lý trên 10 kênh YouTube khác nhau. Để duy trì số lượng cũng như chất lượng kênh, đơn vị này tiến hành mở rộng quy mô từ 5 nhân sự lên 20 nhân sự, bao gồm các vị trí như quản lý kênh, content, design, quay dựng, người kiểm duyệt xuất bản... Tuy nhiên, việc mở rộng này đã gây ra một số thách thức:

- Khách hàng mất nhiều thời gian trong khâu kiểm duyệt, đánh giá

- Không nắm bắt kịp thời tiến độ deadline, trạng thái hoàn thành công việc giữa các bộ phận

- Việc xử lý công việc chưa đạt yêu cầu còn chậm dẫn đến hiệu suất làm việc không cao.

   Hình ảnh quá trình làm việc với đối tác tại văn phòng Gsheet.vn

III. GIẢI PHÁP CỦA GSHEET.VN

Để giải quyết các vấn đề khách hàng gặp phải, Gsheet.vn đã tư vấn và thực hiện một số giải pháp sau:

1. Khảo sát: Đầu tiên, Gsheet.vn tiến hành khảo sát chi tiết hiện trạng và nhu cầu của khách hàng.

2. Vẽ lại luồng đi và thống nhất quy trình: Dựa trên kết quả khảo sát, Gsheet.vn đã vẽ lại luồng đi công việc và thống nhất quy trình làm việc.

Giải pháp được các chuyên gia Gsheet.vn đưa ra dựa trên lợi thế từ hệ sinh thái của Google:

- Google Sheets: Là nơi lưu trữ các dữ liệu bản ghi.

- Google App Sheets: Là công cụ thao tác và làm việc, quản lý toàn bộ hoạt động.

- Google Drive: Lưu trữ toàn bộ hệ thống hình ảnh và video.

IV. KẾT QUẢ

Sau 2 tháng triển khai và vận hành hệ thống mới, kết quả đạt được như sau:

1. Kiểm soát nhân sự tốt hơn: Công việc, tiến độ hoàn thành công việc và báo cáo trực quan hệ thống được kiểm soát chặt chẽ.
   
   
2. Tối ưu hoá thời gian xử lý: Thời gian xử lý hệ thống của một luồng công việc hoàn thành giảm đáng kể so với hệ thống cũ.
   
   
3. Quản lý chất lượng công việc theo thời gian thực: Công việc của từng nhân sự không bị bỏ sót, các công việc content/quay dựng/ design/CTV… được hoàn thành đúng quy trình và deadline, giúp nhà quản lý tăng quy mô kiểm soát chất lượng công việc.
   
   
4. Can thiệp và đánh giá mọi lúc mọi nơi: Nhà quản lý có thể kiểm soát, đánh giá và can thiệp vào công việc bất cứ lúc nào nhờ vào các chỉ số đo lường trực quan và thao tác linh hoạt nhờ app Mobile và PC.

Nhờ áp dụng giải pháp của Gsheet.vn, khách hàng không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo chất lượng nội dung trên các kênh YouTube; góp phần tạo nền tảng hệ thống để đơn vị này phát triển mạnh mẽ trong ngành công nghiệp nội dung số trong tương lai.